Quando lo “smart working” è davvero smart?

Siamo oramai entrati in piena fase due e vorrei fare qualche considerazione personale sul famigerato smart working che ha coinvolto molte aziende durante il lockdown. Dopo questa pandemia puff sparirà sotto sotto con grande sollievo delle aziende?

Parto subito con la parte più provocatoria. Secondo me non estendere, pur potendolo fare, lo smart working almeno fino a fine maggio (tanto oramai siamo a metà mese) è da irresponsabili. Non lo consiglio solo io, ma anche un decreto governativo (d’accordo non è obbligatorio però se l’hanno consigliato un motivo ci sarà).

Questa fase due non è un liberi tutti. Prima o poi bisogna riaprire, è vero, ma in queste settimane secondo me a chi può lavorare da casa dovrebbe essere concessa questa possibilità. Mi dispiace ma io non concepisco questa ansia del “tornare in ufficio il prima possibile” se e quando può essere evitato. Lo dico anche da precaria che ha visto ridurre e diventare il suo lavoro ancora più incerto, per cui capisco bene la necessità di riprendere. Tra l’altro, i sindacati e le associazioni di categoria esattamente che cosa stanno facendo a questo proposito?

Ci sono sicuramente situazioni da valutare caso per caso e anche tante alternative, come lavorare su turni, far entrare prima o dopo i dipendenti, far venire al lavoro solo chi proprio non riesce a farlo da casa, ritrovarsi solo per dei meeting… insomma una bellissima scala di grigi.

In più questa potrebbe essere prendere questa pandemia come un’occasione per riflettere sul come ripartire meglio e che cosa cambiare dell’organizzazione lavorativa.

Smart working o home working? 

Sì, perché tutti parlano di “smart working”, incluso il nostro Presidente del Consiglio ma sappiamo davvero di che cosa si tratta?

È un termine che piace molto e fa molto figo, soprattutto a Milano. Peccato che, spesso, si confonda con il telelavoro o per rimanere in tema, home working, (sì lo so che “ma tanto lo dicono tutti, chissenefrega, come sei pesante”).

Breve spiegone: se le attività lavorative sono impostate come ” in ufficio dalle 9 alle 17″ (lo so che penserete “ma magari alle 17 ma questo è un altro discorso) con la differenza che si sta a casa è home working. Con una aggravante: perdersi in un’addizionale giro di chiamate, messaggi e mail di aggiornamento su “a che punto siamo”.

Che cos’è invece lo “smart working”? Si tratta proprio di un’organizzazione diversa del lavoro per “fasi, cicli e obiettivi senza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro” (questa è la definizione normativa). 

Ne parlavo settimana scorsa con un imprenditore che mi ha detto, con la concretezza tipica brianzola, che le aziende che hanno un atteggiamento “da controllori” o “da carabiniere” come dicono le nostre mamme (con tutto il rispetto per entrambe le categorie) sono destinate, senza mezzi termini, a fallire. In effetti ragionavamo insieme sul fatto che se non ci si fida neanche dei propri dipendenti, che cosa si può costruire?

Stress free zone

Il presupposto è sempre che lavorare stressati o con l’ansia non serve a nessuno, anzi. Chissà perché però va di moda. Sembra quasi che se non hai l’ansia, non hai un ruolo importante.

Riflettevo molto su questo perché negli anni il mio atteggiamento è cambiato. Me l’hanno fatto notare anche alcune persone che mi conoscono da diverso tempo. Prima ero più ansiosa, poi dopo aver affrontato varie situazioni e trovato sempre una soluzione (ne parlerò perché alcune sono esilaranti), non so perché ma il mio atteggiamento è diventato molto zen.

La mia esperienza personale 

Premessa: non sono un’imprenditrice (non lo voglio nemmeno diventare) e non lavoro nelle risorse umane. Non ho la pretesa di insegnare niente a nessuno: vorrei solo condividere la mia (breve) esperienza per poter riflettere insieme.

Ho iniziato a rifletterci a inizio lockdown (in questo articolo spiego com’è andata) sentendo vari racconti e intervistando la fondatrice di un’azienda che si occupa proprio di consulenza per quanto riguarda le risorse umane. Parlare con questa persona è stato davvero molto stimolante.

Essere freelance in tempi normali vs lockdown

Ho anche una discreta esperienza in lavoro da freelance, per cui sono abituata a scrivere davvero ovunque. I miei posti preferiti sono soprattutto i barettini carini con un buon wi-fi e le biblioteche, se poi sono vista mare meglio (farò una lista) ma anche seduta per terra da qualche parte.

Ho iniziato a farlo quando ero fuorisede, per necessità: non sempre avevo la connessione nelle varie case che ho cambiato. Sui treni lo sconsiglio, a me mi viene il mal di mare dopo 10 minuti. Stare chiusa in casa sempre, a questo punto scocciato anche me, come odiavo stare 8 ore in ufficio anche se open space.

Nel 2017 mart working dalla cucina di mia mamma (scusate per la tazza sporca) – @Ritornieandate

Il lavoro per obiettivi

Dicevo, il mio è il punto di vista di una giovane ragazza che ha fatto diverse esperienze, nella sua seppur breve carriera, in Italia e all’Estero nell’ambito della comunicazione. Un lavoro per cui non necessariamente è richiesta una presenza fisica da qualche parte. 

Con questo non voglio dire che “all’estero” si lavora meglio, funziona tutto bene e non ci sono problemi, anzi magari ce sono altri. Secondo me, però, essere entrata in contatto con diverse realtà è utile per assorbire soluzioni e modi di fare le cose a cui non avremmo magari mai pensato.

Personalmente, posso dire di aver sempre lavorato con responsabili che, chi più chi meno, non hanno mai avuto bisogno di vedermi digitare qualcosa davanti ai loro occhi per sapere che stessi portando a termine quello che dovevo, anzi mi hanno sempre dato molta fiducia. Spesso lavoravo anche a distanza, per cui era proprio impossibile controllarmi.

Grazie a questo ho imparato io stessa a organizzare la mia giornata sapendo quali fossero le urgenze e che cosa dovessi fare prima o dopo e soprattutto a farci caso.

Smart working in un bar di Milano
Smart working in un bar di Milano

Come funzionava in Olanda

Nella mia prima azienda appunto in Olanda si lavorava per obiettivi che decidevamo insieme, che ricordo devono essere concreti, misurabili (esempio: devo scrivere n articoli o devo ottenere quel determinato posizionamento) e “autonomi” per cui non devono dipendere da altri. 

Come si fa a sapere quanto tempo ci vuole per fare una attività? Con una stima indicativa sulla base dell’esperienza, se poi ci vuole più o meno tempo si rivede il “programma”. 

Come si decidono gli obiettivi? Questo dipende chiaramente da settore a settore, ma sono abbastanza sicura che sia possibilissimo per tutti. L’importante che abbiano le caratteristiche decise prima.

Facevamo anche delle riunioni periodiche (forse mensili) in cui ci aggiornavamo (roba di 10 minuti), senza perdersi in discussioni metafisiche: come sta andando, che cosa funziona e che cosa c’è da migliorare.

Può sembrare una perdita di tempo tra le mille cose da fare, invece secondo me è utilissimo “fare il punto” ovvero capire insieme come sta andando il lavoro.

A me sembrava una novità rivoluzionaria, ma in realtà confrontandomi con mio padre ho scoperto che le aziende (quelle davvero smart) lavorano in questo modo da almeno da quarant’anni. Rimane il fatto che è un sistema per calcolare i cosiddetti “bonus di produttività“, per cui se superi i tuoi obiettivi ti pagano un tot in più o ti danno dei benefit, questo in teoria.

Smart working: i vantaggi

Sempre confrontandomi con questa “hr manager” (per chi non lo sapesse, onde evitare figure come accaduto alla sottoscritta questa sigla sta per “human resource”: risorse umane) sono arrivata alle seguenti conclusioni.

Con lo smart working si guadagna in “accountability” (un altro termine che farà felice i milanesi o presunti tali) ovvero accresce la responsabilità personale di ogni dipendente. Nello specifico: non faccio le cose perché devo ma perché voglio arrivare a un determinato obiettivo insieme al team e all’azienda.

C’è più flessibilità, per cui se io lavoro di notte, di giorno o la mattina presto sdraiata in spiaggia in Brasile (ma magari) o alla scrivania, l’importante è che faccio quello che devo (compatibilmente con gli altri membri del team).

Secondo me è anche un ottimo modo per capire se il carico di lavoro è troppo, è troppo poco, se c’è qualcosa da ottimizzare.

Gli svantaggi dello smart working?

A nessuno piace rimanere chiuso in casa (per non parlare di chi ha figli), è bello incontrare i colleghi e potersi confrontare, che è uno degli aspetti che a me manca di più in assoluto. 

Dato che siamo sempre iperconnessi, il risultato rischia di essere finire per lavorare sempre, a qualsiasi orario. Ovviamente poi sta a ognuno mettersi dei limiti, perché anche avere una vita al di fuori del lavoro è fondamentale. Un’altra cosa che ho capito molto chiaramente in Olanda.

Questo in una situazione normale. In questo momento specifico che stiamo vivendo, secondo me, anche se ci fosse un calo di produttività perché non si fanno “brainstorming” dal vivo, pazienza. È davvero più importante garantire la sicurezza di tutti. 

Qualche spunto di riflessione

Ora, finito il lockdown, la domanda da farsi è: com’è andato questo smart working nelle settimane passate? La risposta non deve essere “bello” o “brutto” ma quanto è stato produttivo in termini di risultati?

Vista la situazione, magari, mettere in conto un piccolo calo di produttività (anche se io non sono convinta ci sia) magari per salvaguardare la salute di tutti, non sarebbe malaccio.

Anche un confronto e un consulto periodico con professionisti specializzati in risorse umane non sarebbe una cattiva idea, secondo me.

Non vi lascio “i cinque consigli per uno smart working davvero efficace” perché il mio unico consiglio sarebbe: prendete il pc, scegliete un bar o un posto con una ottima connessione dove concentrarvi (se vista mare meglio), controllate di avere caricatore e cuffie. Ovviamente del tutto inutile e impraticabile ancora per un po’ almeno. Torneremo!

Spero sia stata una riflessione utile, stimolante e spero “pacata” su questa (relativamente) fenomeno dello smart working.

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